Introdução

Durante as fases de estudo da viabilidade e análise do sistema existente, o analista precisa de dados, informações e fatos que irão ajuda-lo no projeto do novo sistema em estudo.  Na maioria das vezes, os elementos de que o analista de sistemas necessita não estão à sua disposição de forma clara e objetiva.  Portanto, é indispensável procurar esses elementos seguindo uma metodologia de coleta de informações basicamente padronizada para situações dessa natureza, permitindo assim um trabalho ordenado e bem planejado.  Considerando que se trata de uma etapa investigativa, os métodos mais importantes para a coleta de informações sobre o sistema atual são:

I. Entrevistas  

Sem dúvida, uma das formas mais valiosas para a obtenção das informações de que o analista precisa é a entrevista.  No entanto, essa metodologia exige uma série de cuidados que serão vistos mais adiante e que não devem ser negligenciados nem mesmo pelos profissionais mais experientes.  Na verdade, as informações necessárias só serão obtidas, se o analista possuir “um verdadeiro jogo de cintura” para conseguir conviver com idéias muitas vezes divergentes, sem conseguir conviver com idéias muitas vezes divergentes, sem entrar em confronto com usuários, sejam eles de quaisquer níveis na empresa, caso contrário o seu trabalho nessa fase poderá ser inútil.   Logo no decorrer das primeiras entrevistas, o analista coletará uma grande quantidade de informações, todavia de forma não muito clara e por isso deverão ser analisadas para se ter uma visão geral do sistema em operação. 

Planejamento de uma entrevista

Para o analista de sistemas ter êxito em suas entrevistas, ele deverá: 

1. Marcar data e horário para a entrevista 

Considerando os compromissos dos usuários, a entrevista deve ser agendada com o entrevistador com vários dias de antecedência e visando favorece-lo em tudo o que for possível. 

É importante que o entrevistador seja pontual, pois qualquer atraso de sua parte reflete desinteresse pelo assunto em pauta e isto pode prejudicar o seu relacionamento com o entrevistado. 

2. A preparação do entrevistador 

O analista de sistemas deve estar bem preparado para realizar a entrevista sob diversos aspectos que veremos neste item. A preparação da entrevista começa em casa com a esquematização do trabalho a ser realizado. Para evitar a omissão de informações ou o retorno do entrevistador ao entrevistado sem necessidade, devem ser relacionados cuidadosamente os itens que precisam ser investigados e seguidos sequencialmente  pois nessa etapa, o analista já terá dados suficientes para saber o que realmente quer.

É bom também o analista se lembrar de que a documentação da entrevista é fundamental, todavia não se deve anotar palavra por palavra que o entrevistado fala, constrangendo com isso o próprio usuário. A memorização das idéias e os pontos-chaves de informações ajudam bastante na realização da entrevista. 

3. O comportamento do entrevistador 

O analista de sistemas possui normalmente um bom preparo acadêmico e profissional, além de uma certa vivência no trato com pessoas de diversos escalões da empresa e com isso está apto a executar a tarefa de entrevistas. 

Principalmente nessa etapa, o seu comportamento deve ser bastante profissional e marcado por boas maneiras no relacionamento com todos os funcionários que lhe contatar, mesmo que não estejam no sistema em estudo. 

É bom não se esquecer de alguns itens que devem ser observados por ocasião das entrevistas, a saber: 

• Não fumar durante a entrevista; 
• Apresentar-se descentemente trajada e de acordo com a cultura da empresa;
• Ficar atento às perguntas e respostas do entrevistado;
• Mostrar interesse em ajudar o usuário a resolver os problemas que o atingem e;
• Não desviar a atenção para assuntos que não lhe dizem respeito.